Conditions générales de location de materiel informatique

Les conditions générales exposées ci-dessous sont applicables à toute location de matériel informatique, bureautique, vidéo ou de sonorisation. Elles sont complétées par les conditions particulières de location constituées par le devis signé par le locataire, ayant valeur de bon de commande.

Article 1 : Définitions

Le loueur de matériel informatique, bureautique, vidéo et de sonorisation est la société NEOLOC, sise 13, rue Paul Lelong, 75002 PARIS.

Le locataire est une personne physique ou morale. Il est un utilisateur techniquement compétent, le matériel ne pouvant être correctement utilisé sans un niveau de connaissances raisonnable. La société NEOLOC n’a pas à s’assurer du niveau de compétence technique du locataire, qui est toujours présumée. La personne physique est présumée être l’utilisatrice exclusive du matériel pendant toute la durée de la location de matériel informatique, bureautique, vidéo ou de sonorisation. Dans le cas d’une personne morale, le signataire du présent contrat est présumé être un représentant légal ayant la faculté d’engager la société qu’il représente à l’égard de la société Neoloc. Toute personne physique, mandataire, dirigeante, actionnaire, salariée de la société est autorisée à utiliser ce matériel, à la condition d’être un utilisateur compétent.

La prestation de « location de matériel informatique, bureautique, vidéo ou de sonorisation » objet du présent contrat, est une mise à disposition du matériel à l’exclusion de toute prestation intellectuelle, de type mise en service, formation, conseil, maintenance, organisation, programmation, sauf accord particulier et écrit entre le loueur et le locataire. La location est limitée à l’ensemble du territoire de la France continentale. Le matériel est décrit dans les conditions particulières de location. Le terme matériel désigne un ensemble indissociable de périphériques informatiques et/ou bureautiques, connectiques, documentations techniques sur tout support, conditionnements complets et tout accessoires annexes, à l’exclusion de tout logiciel, objet le cas échéant d’un accord écrit entre son éditeur, le loueur et le locataire, et figurant dans les conditions particulières. Ce matériel est remis au client en bon état de fonctionnement, n’ayant subi qu’une usure normale due à une utilisation conforme aux normes et prescriptions du constructeur.

Article 2 : Conclusion du contrat de location

Le contrat de location est définitivement formé lors de la signature du bon de commande par le locataire. La mise à disposition du matériel pourra être subordonnée à la production de pièces d’identification et de domiciliation, ainsi qu’à la remise d’un dépôt de garantie par chèque, carte bancaire ou espèces, décrits dans les conditions particulières.
Ce dépôt de garantie, dont le montant sera fixé par Neoloc en fonction du matériel loué, et pouvant atteindre sa valeur d’acquisition à neuf, ne produit aucun intérêt financier. Par ailleurs, en garantie de paiement, Neoloc pourra demander la production d’une caution bancaire.

Article 3 : Date d’effet de la location – Durée

La location commence le jour de mise à disposition du matériel par Neoloc indiqué dans les conditions particulières,chez le locataire, ou le jour de son enlèvement par le locataire, et pour la durée irrévocable, prévue dans les conditions particulières, sauf accord préalable et écrit de Neoloc. La location de matériel informatique, bureautique, vidéo ou de sonorisation se termine le jour où le matériel qui doit être restitué a été intégralement réceptionné par Neoloc, sous réserve de vérification de son intégrité et de son bon état de fonctionnement. Le locataire a la faculté de proroger cette durée, en accord avec Neoloc. Dans ce cas, les dispositions du présent contrat restent applicables de plein droit jusqu’à la nouvelle échéance.

Article 4 : Refus de louer

Un refus de louer pourra être opposé à un client dans les cas suivants, non exclusifs :

• Matériel demandé pour une date incompatible avec le délai de mise à disposition ;
• Nombre de matériel demandé anormalement élevé, compte tenu des disponibilités en stock de Neoloc ;
• Pièces justificatives absentes, incomplètes, non conformes ou n’identifiant pas clairement le client ;
• Dépôt de garantie absent ou ne garantissant pas suffisamment la solvabilité du client ;
• Insolvabilité notoire du client ;
• Non paiement des loyers.

Article 5 : Mise à disposition du matériel

Le matériel est mis à disposition dans un conditionnement complet, dont il est indissociable selon les termes de l’article 1. Par conditionnement complet, il faut entendre : carton ou caisse d’emballage avec calages intérieurs, sac-housse pour ordinateurs portables, etc. Ce conditionnement doit être conservé en bon état par le locataire pendant toute la durée de la location. Le transport et le déplacement rendus nécessaires par l’enlèvement et la récupération du matériel peuvent être effectués par Neoloc, directement ou par l’intermédiaire d’un transporteur qu’il mandatera. En cas d’anomalie ou de défectuosité constatée par le locataire à la réception du matériel, le locataire, en qualité de destinataire, a l’obligation d’établir, si nécessaire au moment de la réception du matériel, un procès verbal contradictoire signé du transporteur et de lui-même, indiquant de façon certaine la nature et l’importance des dommages constatés au moment de la livraison. En application de l’article 105 du code du commerce, il sera tenu d’en aviser le transporteur par lettre recommandée, avec copie à Neoloc dans un délai de trois jours à compter de la réception du matériel. Le matériel doit être restitué dans son conditionnement complet, convenablement calé au moyen des calages d’origine et clos. Les conséquences pécuniaires de toute absence ou défaut d’emballage à la restitution du matériel sont à la charge du locataire :

• Dommages au matériel dus à une absence et/ou à un défaut d’emballage ;

• Refus du transporteur mandaté par Neoloc d’enlever le matériel présentant une absence et/ou un défaut d’emballage, entraînant toute facturation supplémentaire à la charge de Neoloc qui sera répercutée au locataire ;

• Facturation supplémentaire à la charge du locataire de tout retard de restitution induit selon les termes de l’article 15, facturation des conditionnements non restitués et/ou endommagés selon les termes de l’article 11.

Article 6 : Informations communiquées

Les informations relatives aux produits (prix, description, photos, dessins, plans, poids, dimensions, capacités, volumes…) mentionnés sur le site web du loueur, ne sont données qu’à titre indicatif. Neoloc se réserve le droit d’apporter toute modification de quelque nature que ce soit, tant que le contrat n’est pas définitivement formé. Les délais de livraison indiqués sur les devis, offres, confirmations de commande ou sur tout autre document contractuel, sont purement indicatifs.

Article 7 : Obligations du locataire

Le locataire accepte en l’état le matériel. Son niveau de compétence technique lui a permis de le mettre en marche et de vérifier son bon état de fonctionnement. Il devra, dans son intérêt, signaler tout vice d’ordre esthétique apparent, en émettant les réserves appropriées à l’annexe des conditions particulières, étant précisé que ce type de vice n’oblige nullement Neoloc à proposer un matériel équivalent qui en serait exempt, ou une réduction sur le prix de la location. Le locataire accepte et reconnaît expressément :

• Avoir fait le choix, sous sa responsabilité exclusive, du matériel, objet du contrat. Il ne disposera donc d’aucune action ou recours à l’encontre de Neoloc dans le cas où le matériel informatique, bureautique, vidéo ou de sonorisation fourni se révélerait non conforme à ses besoins ;

• Que tout prêt et toute sous-location du matériel sont interdits. De même, le locataire s’engage à ne jamais le donner en caution ;

• Que toute utilisation non conforme du matériel, ou en dehors des conditions d’environnement spécifiées par le constructeur, ou de bon sens, pendant la période de location, est interdite. Toute conséquence dommageable pouvant en résulter étant de la responsabilité exclusive du locataire, de même que toute panne induite lui étant alors imputable. Il est rappelé que les normes et prescriptions du constructeur figurent généralement dans les documentations techniques évoquées à l’article 1 ;

• Que toute modification du matériel est interdite, y compris le démontage. En cas de panne, le locataire ne procédera notamment à aucune réparation, ne mandatera directement aucune société de maintenance, sauf accord préalable et écrit de Neoloc. Il ne retirera pas la plaque et les numéros d’identification du matériel en location. Toute conséquence dommageable pouvant résulter d’une modification étant de la responsabilité exclusive du locataire, de même que toute panne induite lui étant alors imputable ;

• Qu’une panne électrique ou mécanique de matériel soudaine et fortuite et ne risquant pas de porter atteinte à la sécurité des personnes, que celui-ci soit récent ou non (usure normale), est un événement sur lequel Neoloc ne peut raisonnablement exercer son contrôle, et dont la probabilité de réalisation n’est pas nulle. Toute conséquence dommageable pouvant résulter d’une telle panne pour le locataire n’est en aucun cas imputable à Neoloc, sauf cas de faute lourde ou intentionnelle de la part de Neoloc ;

• Que les matériels, logiciels, accessoires, consommables, peuvent présenter des incompatibilités et des erreurs de fonctionnement (notions distinctes de la panne électrique ou mécanique) caractérisant une situation de panne logique pouvant entraîner des interruptions ou des blocages de traitement, des pertes de programmes et données. Le locataire fera son affaire de tous les problèmes et conséquences pouvant en résulter pour lui. Neoloc recommande au locataire de mettre en place toute solution appropriée visant à lui garantir l’intégrité de ses données (sauvegardes). Dans un cas de panne logique, Neoloc n’a aucune responsabilité, ni obligation, y compris lorsqu’une telle panne serait imputable à un logiciel installé sur le matériel selon les termes des conditions particulières. C’est au titre d’un contrat distinct qu’il pourra être amené à intervenir tel que décrit à l’article 8 ;

• Que compte tenu du risque fréquent de sabotage informatique (virus) et des ses conséquences dommageables pouvant en résulter (pannes logiques), le locataire mettra également en place, à ses frais, toute solution appropriée visant à diminuer ce risque, Neoloc n’ayant en la matière aucune responsabilité ni obligation ;

• Ne prétendre à aucune diminution de loyer, ni suspension de facturation, ni indemnité dans le cas où le matériel n’aurait pu être utilisé pour quelque raison que ce soit, en particulier : incompatibilité de fonctionnement partielle ou totale du matériel loué avec tout autre matériel et/ou programme informatique appartenant au locataire, et/ou logiciel dont le locataire possède une licence d’exploitation, (empêchement de l’utilisateur : grève, avarie…), sauf cas prévus aux articles 8,9 et 14.

Article 8 : Pannes de matériel

Le locataire doit signaler à Neoloc tout cas de panne éventuel, dès sa constatation ou sa présomption, par tout moyen à sa convenance. Il doit cesser d’utiliser le matériel éventuellement défectueux, et il s’interdit de le réparer ou de le faire réparer selon les termes de l’article 7. Le non-respect d’une au moins de ces obligations pourra remettre en cause le droit à réparation ou remplacement implicite en cas de panne effective non imputable au locataire, tel que décrit ci-après. Dès que Neoloc aura pris connaissance d’un tel cas, il pourra effectuer un diagnostic préalable par téléphone, en fonction des symptômes qui seront rapportés le plus fidèlement par le locataire. Ce pré-diagnostic peut permettre de caractériser un cas de panne certain et, le cas échéant, d’en déterminer la nature et l’imputabilité. Neoloc pourra le compléter par un diagnostic sur pièces :

• En cas de panne électrique et/ou mécanique soudaine et fortuite du matériel, postérieure à sa mise à disposition, totale ou partielle, et non imputable au fait volontaire ou involontaire du locataire, Neoloc assure un service de réparation ou de remplacement " retour atelier ", sauf cas de service de réparation ou de remplacement " sur site ", résultant d’un accord particulier et écrit entre Neoloc et le locataire. Le service " retour atelier " ne prend en charge aucun coût de transport du matériel, ni coût de déplacement du locataire entre le lieu d’utilisation indiqué dans les conditions particulières et les locaux de Neoloc. Neoloc s’engage à tout mettre en œuvre pour réparer ou faire réparer, ou remplacer par un matériel équivalent, dans un délai raisonnable, le matériel défectueux. Dans ce cas de panne, la quote-part de facturation au titre de la location du matériel défectueux cesse de courir pendant la période de non-utilisation de ce matériel par le locataire. Par contre, il est précisé que la date retenue comme point de départ pour la suspension de facturation ne sera jamais antérieure à la date à laquelle Neoloc a effectivement eu connaissance de la panne, le matériel défectueux devant être restitué sous un délai maximum de vingt-quatre heures ;

• Dans tous les autres cas de pannes totales ou partielles, imputables au fait volontaire ou involontaire du locataire (en particulier les pannes logiques), conséquences notamment d’actions prohibées décrites à l’article 7, celui-ci ne peut refuser de supporter les coûts induits par la remise en état du matériel selon les termes de l’article 11. Par ailleurs, l’intégralité de la facturation au titre de la location continuera de courir de plein droit pendant la période de non-utilisation du matériel par le locataire.

En cas de litige sur l’imputabilité de la panne, laquelle induit des modalités d’intervention différentes telles que décrites précédemment, Neoloc recharge sur le matériel défectueux, après effacement total des données inscrites le cas échéant dans la mémoire de masse un programme de démarrage (système d’exploitation pour un ordinateur, gestionnaire d’exploitation pour tout autre périphérique informatique et/ou bureautique) vierge des paramétrages, installations logicielles et bases de données mis en place par le locataire. Si à l’issue de cette procédure, le matériel est de nouveau en bon état de fonctionnement, la panne objet du litige sera réputée être imputable au fait du locataire.

Article 9 : Assurance

Pendant toute la durée de la location de matériel informatique, bureautique, vidéo ou de sonorisation, le locataire aura la garde du matériel. A ce titre, il est responsable à l’égard de Neoloc de tout dommage survenant au matériel, de son fait et de celui d’un tiers, même non fautifs. Afin de limiter la responsabilité du locataire, Neoloc a négocié auprès de son courtier en assurance (Axelliance-risk), un contrat spécifique à la location dans un cadre événementiel. Cette garantie facturée au titre des prestations de Neoloc vient en complément des loyers et prestations habituels de Neoloc et sera facturé au sein d’un même document facilitant sa gestion. Cette garantie à l’exclusion de toute autre protège le matériel loué contre tout risque de vol, perte ou dégradation. L’éventuel remplacement du matériel ayant subi un préjudice n’interviendra toutefois qu’à la réception de la déclaration de sinistre et après appréciation de ses circonstances.

• Territorialité : la France Métropolitaine ;

• Champ d’application : tout bris, dégradation, ou destruction totale ou partielle du matériel assuré, ayant un caractère accidentel, pendant la durée de la location, au lieu d’utilisation indiqué dans les conditions particulières, du fait du locataire ou d’un tiers non utilisateur, la garantie étant étendue aux opérations de transport et de déplacement terrestre ou fluvial rendues nécessaires par son enlèvement et sa récupération ;

• Franchises applicables : Les franchises applicables aux assurances souscrites par le locataire au travers du contrat Neoloc sont lié es au matériel couvert ; le montant de ces franchises seront communiquées au locataire à sa demande au moment de la rédaction de cette couverture.

• Procédure de déclaration de sinistre : dès connaissance d’un cas de sinistre au matériel, même non couvert, le locataire a l’obligation, sous peine de déchéance du droit à garantie :

- De prendre immédiatement, à ses frais, toutes les mesures nécessaires pour limiter l’importance du sinistre et sauvegarder le matériel ;
- De ne plus utiliser le matériel sinistré ;
- De ne pas le réparer ou le faire réparer ;
- De contacter immédiatement Neoloc par téléphone ou télécopie, afin de lui signaler le cas de sinistre ;
- De tenir à sa disposition le matériel sinistré dans un délai de 24 H, ou de le lui restituer en main propre, ou de le lui faire parvenir, selon les cas d’espèces ;
- De prendre dans tous les cas et jusqu’à expertise et/ou récupération du matériel sinistré par Neoloc, les mesures utiles à la constatation des dommages en conservant notamment les pièces endommagées ou à remplacer ;
- D’adresser à Neoloc un descriptif du sinistre, indiquant tous les renseignements et éléments d’information sur les causes, circonstances et conséquence dudit sinistre, ainsi que la nature des dommages, et le cas échéant, le nom et l’adresse de la personne ou de l’entreprise responsable du sinistre. Cette déclaration écrite rédigée sur papier à en-tête de la société locataire du matériel doit parvenir à Neoloc, par courrier en recommandé avec accusé de réception, dans les deux jours ouvrés à compter de la date à laquelle le locataire a eu connaissance du sinistre ;
- En cas de vol, aviser immédiatement les autorités locales de police, déposer une plainte au Parquet, et faire parvenir la déclaration de sinistre correspondante à Neoloc, par courrier en recommandé avec accusé de réception, dans un délai d’un jour ouvré, en joignant impérativement l’exemplaire original du dépôt de plainte.

Sont exclus de l’assurance :

• Les dommages dus au fait intentionnel ou dolosif du locataire ;
• Les dommages survenus pendant le transport ou le déplacement, dus à une absence ou à un défaut d’emballage du fait du locataire, selon les termes de l’article 5 ;
• Les dommages résultant directement ou indirectement des actions prohibées à l’article 7, c’est-à-dire : déplacement ou utilisation du matériel en dehors du lieu d’utilisation indiqué dans les conditions particulières, prêt, sous-location, utilisateur non prévu au contrat, utilisation non conforme du matériel, modification de matériel ;
• Les dommages n’ayant pas fait l’objet de la procédure de déclaration de sinistre ci-dessus, ou procédure incomplète, ou non conforme ;
• Toutes pannes de matériel, cas relevant de l’article 8 ;
• Les dommages d’ordre esthétique tels que rayures, égratignures, écaillement ;
• Les dommages aux « petits matériels » selon les termes de l’article 11 ;
• Toute perte, toute disparition, tout vol de matériel.

Article 10 : Restitution du matériel

Le locataire doit, en fin de période d’utilisation, restituer la totalité du matériel en bon état de fonctionnement, ce matériel n’ayant dû subir de la part du locataire que l’usure normale consécutive à un emploi par un utilisateur techniquement compétent. Neoloc se réserve le droit de facturer les frais de remise en état et de facturer tout ou partie du matériel non restitué selon la procédure décrite à l’article 11. Toute nouvelle période entamée sera facturée intégralement. Dans le cas où le locataire refuserait de restituer tout ou partie du matériel, il suffit pour l’y contraindre d’une ordonnance rendue par le Président du Tribunal de Grande Instance de Paris, sur simple requête ou référé, sous réserve de toutes les poursuites pénales. Neoloc peut aussi, dans ce cas, être amené à utiliser le dépôt de garantie versé pour remplacer dans les meilleurs délais le matériel non restitué.

Article 11 : Facturation des coûts de remise en état du matériel défectueux – Facturation du matériel
non restitué

Les matériels dits " petits matériels " prévus aux conditions particulières font l’objet d’une facturation forfaitaire de plein droit et sans formalités préalables en cas d’endommagement ou de perte. En cas de panne imputable au fait du locataire et/ou de matériel restitué défectueux et/ou de matériel non restitué, Neoloc facturera au locataire tout coût de réparation, d’échange, de remplacement par un matériel équivalent, de transport et de déplacement induit. En l’absence de dépôt de garantie, la facture correspondante est payable à réception. En présence d’un dépôt de garantie, Neoloc pourra imputer le montant de cette facture sur ce dépôt, sans aucune formalité préalable auprès du locataire, et restituera alors l’éventuel solde par chèque barré libellé à son ordre. Si ces frais venaient à dépasser le montant du dépôt de garantie, le locataire aurait à en payer le solde à réception de facture.

Article 12 : Restitution du dépôt de garantie

En cas de conformité totale et d’intégrité du matériel, Neoloc s’engage à restituer l’intégralité du dépôt de garantie versé dès les contrôles de bon état de fonctionnement effectués. Le fondement et la restitution partielle du dépôt de garantie sont traités à l’article 11.

Article 13 : Facturation et paiement

Sauf accord préalable et écrit, les loyers seront réglés par chèque ou virement bancaire à la signature du bon de commande. En cas de non-paiement, d’incident de paiement ou de retard de paiement, Neoloc se réserve la faculté selon les cas de refuser la location de matériel informatique, bureautique, vidéo ou de sonorisation, ou d’exiger de plein droit le versement d’une indemnité de retard, au taux de 1,5% par mois de retard prorata temporis, majoré de la TVA correspondante, ou, sans qu’il soit besoin d’aucune intervention, même judiciaire, de reprendre le matériel loué, 48 heures après une mise en demeure au locataire d’avoir à le restituer. Là encore, le dépôt de garantie, et/ou la caution bancaire éventuelle peuvent être utilisées.

Article 14 : Résiliation anticipée de location

Dans le cas où le locataire met fin au contrat avant l’échéance figurant dans les conditions particulières, le montant total de la location reste acquis de plein droit par Neoloc, et ce, sans préjudice de tout dommage et intérêt, sauf accord préalable et écrit de Neoloc.

Article 15 : Retard de restitution – Facturation

Tout retard de restitution est facturable par Neoloc de plein droit et sans formalités préalables au locataire. Le retard s’apprécie par comparaison entre la date de restitution prévue dans les conditions particulières et : La date effective de récupération du matériel par Neoloc ou le transporteur mandaté par ce dernier ; La date effective de retour dans les locaux de Neoloc dans tous les autres cas. Le barème de référence pour la facturation du retard de restitution est celui du tarif dit " à la journée ". Il est égal à cent pour cent de ce tarif par jour de retard, période indivisible.

Article 16 : Limitation de responsabilité

Sauf disposition contraire d’ordre public, Neoloc ne sera en aucun cas responsable à raison de préjudices directs et indirectes (y compris les manques à gagner, interruptions d’activités, pertes d’informations, ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par Neoloc dans l’exécution du présent contrat, alors même que Neoloc aurait été informé de l’éventualité de tels préjudices. En outre, le locataire reconnaît que Neoloc ne sera responsable à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d’aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le client par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité de Neoloc, quelle qu’en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le client à Neoloc pour la location de matériel informatique, bureautique, vidéo ou de sonorisation au titre du contrat.

Article 17 : Indépendance des clauses

Dans le cas où une disposition du contrat serait jugée illicite, non valable ou inopposable par une juridiction compétente, les autres dispositions n’en conserveront pas moins leur plein effet.

Article 18 : Clause attributive de juridiction

Tout litige de quelque nature que ce soit est de la compétence exclusive du Tribunal de Grande Instance de Paris.